淺談機關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理

　　機關(guān)事業(yè)單位會計檔案作為一種經(jīng)濟檔案，是對一個單位經(jīng)濟活動的記錄和反映，必須充分重視和加強會計檔案的管理，不斷提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在各項事業(yè)中的重要作用。
　　一、會計檔案管理中存在的問題
　　1、對會計檔案管理工作的重要性認識不夠。有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內(nèi)部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，形成會計人員對會計業(yè)務非常熟練，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標準知之甚少,同時檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。
　　2、會計檔案管理制度不夠健全。有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。
　　3、會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。會計檔案管理不規(guī)范：有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；裝訂會計憑證不是按照規(guī)范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂；活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里；會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。
　　二、完善會計檔案管理工作的對策
1、領導重視，更新觀念。目前我國會計檔案的狀況總的來說對檔案管理工作的重視程度普遍不夠，往往是用到的時候強調(diào)檔案管理的重要性，過后又忽略了，檔案管理工作經(jīng)常給別的工作讓位。殊不知如果一個單位的會計檔案管理不善，就不能說會計工作達標。因此，各單位的領導一定要提高加強會計檔案管理的意識，關(guān)注會計檔案管理工作，常抓不懈，保持一貫性和持久性，使會計檔案管理走上規(guī)范化的軌道。
　　2、制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度。要做好財務檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務、經(jīng)濟積案要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。
　　3、規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，設有綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務時為止。
　　4、切實提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德培養(yǎng)。加強檔案管理工作,要有與新時期主旋律相合拍的政治頭腦,要具備較高的政治思想品質(zhì),強烈的事業(yè)心和責任感,勇于創(chuàng)新的精神和全心全意為人民服務的思想;要有與新時期檔案事業(yè)相適應的知識層面,熟練掌握檔案學專業(yè)知識;要有與新時期檔案工作相需要的職業(yè)道德?？傊?政治理論知識扎實,檔案專業(yè)知識深厚,科學文化知識廣博,職業(yè)道德高尚,是一個檔案工作者具備的職業(yè)要求。(王曉勇)